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一、提出申請
物業(yè)管理小區(qū)(大廈)符合下列情況之一的，業(yè)主5人以上聯(lián)名可向該小區(qū)(大廈)所在的街道辦事處書面提出申請，填報《首屆業(yè)主(代表)大會籌備小組成立申請表》，成立首屆業(yè)主委員會。
二、成立籌備小組
街道辦事處收到申請后，作出書面批復(fù)意見，指導(dǎo)小區(qū)(大廈)成立業(yè)主委員會籌備小組(以下簡稱籌備小組)。
法律規(guī)定：街道辦事處有責(zé)任提供籌備協(xié)助。
三、籌備小組開展籌備工作
1、籌備小組自成立起30日內(nèi)擬好《業(yè)主委員會選舉辦法》、《業(yè)主大會業(yè)主議事規(guī)則》和《業(yè)主公約》，并在小區(qū)內(nèi)明顯位置張貼公告，征求業(yè)主主意?！稑I(yè)主大會業(yè)主議事規(guī)則》和《業(yè)主公約》這兩份文件需由1/2業(yè)主書面同意才能通過，這是最重要的事情，以后的程序都是依據(jù)這兩個文件進(jìn)行，對相關(guān)規(guī)則、事項要制定詳細(xì)。例如：放棄即視為同意，人防、停車庫等地下空間不計入投票權(quán)等。
2、確認(rèn)業(yè)主身份，確定業(yè)主在業(yè)主大會上的投票權(quán)。業(yè)主的投票權(quán)按每戶一票計算，物業(yè)建筑面積每一平方米為投票權(quán)的計算份額，超出部分按四舍五入處理。以產(chǎn)權(quán)證明書為準(zhǔn)。單位代表須有單位授權(quán)委托書。
3、組織各樓宇開業(yè)主大會產(chǎn)生業(yè)委會候選人。由于業(yè)主較多，不可能召集所有業(yè)主在一起開會，可以以幢、單元、樓層等為單位，分時分區(qū)召開業(yè)主大會，開會選出業(yè)主代表參加業(yè)主大會，此后開業(yè)主代表大會即視為開業(yè)主大會。業(yè)主代表的產(chǎn)生應(yīng)經(jīng)其所代表的業(yè)主中擁有1/2以上投票權(quán)的業(yè)主通過。凡須投票表決的，業(yè)主贊同、反對及棄權(quán)的具體票數(shù)經(jīng)業(yè)主本人簽字后，由業(yè)主代表在業(yè)主大會投票時如實反映。業(yè)主代表的投票權(quán)是其所代表業(yè)主的投票權(quán)的總和。業(yè)主大會會議可以全體業(yè)主集中統(tǒng)一開，也可以部分業(yè)主分時分區(qū)地開；可以采用集體討論的形式，也可以采用書面征求意見的形式，票數(shù)和票權(quán)數(shù)過2/3投票通過，才有效。
4、籌備小組完成以上工作后，將業(yè)主委員會候選人的名單及簡歷表、《業(yè)主委員會選舉辦法》、《業(yè)主大會業(yè)主議事規(guī)則》和《業(yè)主公約》，送達(dá)街道辦事處，并提出召開業(yè)主大會或業(yè)主代表大會的書面申請?；I備小組決定業(yè)主大會成立的時間和業(yè)委會的組成人數(shù)（5-15人，單數(shù)），定出投票時間（3-7天，要報國土局備案）。匯集業(yè)委會候選人的資料，將候選人的簡歷表、選票樣本、業(yè)主大會議程向業(yè)主張貼公告。做好會務(wù)籌備工作，包括落實場地，制作選票，制作設(shè)置一或多個投票箱（也可上門收選票），由國土局封投票箱，點票時由國土局開箱和鑒證。業(yè)主大會召開15日以前通知投票權(quán)人，國土局、街道辦事處、開發(fā)商、物業(yè)公司等有關(guān)人員到場。
5、籌備小組根據(jù)議程召開業(yè)主大會，收集登記選票；審議并表決通過《業(yè)主大會議事規(guī)則》及《業(yè)主公約》；公開點票，宣讀選舉結(jié)果，產(chǎn)生業(yè)主委員會。會后籌備組將大會簽到表、選舉結(jié)果統(tǒng)計表予以公布。業(yè)主大會或業(yè)主代表大會應(yīng)當(dāng)有1/2以上投票權(quán)的業(yè)主或業(yè)主代表出席。業(yè)主大會或業(yè)主代表大會作出的決定，應(yīng)當(dāng)經(jīng)出席大會的1/2以上投票權(quán)的業(yè)主或業(yè)主代表通過。
6、一個平方米一個投票權(quán)。要弄清楚業(yè)主的住房面積，可從國土局拿到業(yè)主的資料，在收選票時，請業(yè)主出示產(chǎn)權(quán)證明。在填寫業(yè)主代表投票委托書時，應(yīng)該附上雙方的身份證以及產(chǎn)權(quán)證明?？梢砸蟋F(xiàn)在的物業(yè)管理公司通過國土局提交一份業(yè)主名單資料。如果物業(yè)管理公司拒絕，則可以直接通過住建局，向物業(yè)管理公司施加壓力。
7、開發(fā)商只有一個投票權(quán)。一個商鋪一個代表。商鋪可以當(dāng)業(yè)主代表，只要在業(yè)主委員會選舉中，業(yè)主如不投他票，他即落選。即使他入選了業(yè)主委員，也可以通過少數(shù)服從多數(shù)的原則讓他的意見不能實現(xiàn)。由住宅業(yè)主代表負(fù)責(zé)收選票事宜。住戶面積大于商鋪面積，就沒問題。
8、籌備小組成員可以成為業(yè)主代表，但不能成為業(yè)委會成員。
9、業(yè)主委員會每個成員只代表一個投票權(quán)，實行少數(shù)服從多數(shù)原則。業(yè)主委員會憑業(yè)主大會的授權(quán)行事，業(yè)主委員會作出的決定須由業(yè)主大會即業(yè)主代表表決確認(rèn)，業(yè)主委員會對業(yè)主大會或業(yè)主代表大會負(fù)責(zé)，維護(hù)全體業(yè)主的合法權(quán)益。業(yè)主大會表決以面積計算選票權(quán)，每個業(yè)主代表所代表的份額不變。
10、單位辦公樓可以參加投票，單位辦公樓在小區(qū)內(nèi)，使用小區(qū)的公用設(shè)施。如果票權(quán)數(shù)不夠，則要把單位辦公樓拉進(jìn)來，說服的理由：大家都在同一個小區(qū)內(nèi)，要把整個小區(qū)的安全、穩(wěn)定、美好，要把小區(qū)統(tǒng)一管理，才有利于大家的工作和生活。
11、發(fā)送文件給業(yè)主時，請其簽收，用回執(zhí)證明已經(jīng)給過文件，視為送達(dá)。如果業(yè)主有意見，可以附意見。如某業(yè)主不同意某一條款，實行少數(shù)服從多數(shù)。
12、提交的業(yè)主委員會成立申請需要改動的，可以提交補充資料，用來補充說明更改的情況。
13、由業(yè)主代表收集票數(shù)，提出兩個問題讓業(yè)主回答：
①是否滿意現(xiàn)在的物業(yè)管理公司？
②是否愿意委托業(yè)主委員會選聘物業(yè)管理公司？
業(yè)主只需要回答是或者否。每家都要做出書面意見。
四、召開大會選舉委員籌備小組
完成以上工作后，將業(yè)主候選人名單及簡歷表、《業(yè)主臨時管理規(guī)約》、《業(yè)主大會議事規(guī)則》等送達(dá)街道辦事處，并提出召開業(yè)主大會或業(yè)主代表大會的書面申請，同時做好會務(wù)籌備工作，包括落實場地，組織人員印制選票，設(shè)備投票猜箱，通知所有投票權(quán)人，知會街道辦事處、派出所、開發(fā)公司、物業(yè)公司等有關(guān)人員。
籌備小組根據(jù)議程召開大會：收集、登記選票；審議并表決通過《業(yè)主臨時管理規(guī)約》和《業(yè)主大會議事規(guī)則》；并在街道辦的監(jiān)管下公開唱票、點票，宣讀選舉結(jié)果，產(chǎn)生業(yè)主委員會委員，會后籌備小組將大會簽到表、選舉結(jié)果統(tǒng)計表予以公布。
小貼士：
1）政府指導(dǎo)意見和指導(dǎo)文件，均不具備強(qiáng)制力；
2）《規(guī)約》和《規(guī)則》要盡可能保證將來能順利開展工作，政府的示范文本不可照搬；
3）此階段應(yīng)盡可能擴(kuò)大宣傳面，讓業(yè)主們都了解到進(jìn)展情況；
4）要習(xí)慣于把開會過程錄像，每次籌備會議都要有簽到和決議簽字，和政府工作人員意見往來，關(guān)鍵問題都要有書面文件備存，要求對方簽字蓋章；
5）每一個籌備步驟都要讓籌備組長簽字，簽字文件至少2份以上，其中一份要保存在最為可信的業(yè)主代表手里。
五、申請登記業(yè)主委員會
自產(chǎn)生之日起15日內(nèi)，持下列文件向所在區(qū)或縣級市房地產(chǎn)行政主管部門申請辦理備案登記手續(xù)；
（一）業(yè)主委員會登記申請表；
（二）街道辦事處核準(zhǔn)證明；
（三）業(yè)主委員會選票；
（四）業(yè)主代表選票；
（五）業(yè)主授權(quán)委托書；
（六）業(yè)主大會或業(yè)主代表大會簽到表；
（七）業(yè)主委員會章程；
（八）業(yè)主臨時管理規(guī)約；
（九）其他相關(guān)資料。
六、核準(zhǔn)批復(fù)
區(qū)或縣級市房地產(chǎn)行政部門經(jīng)審核，給予業(yè)主委員會書面批復(fù)意見。業(yè)主委員會憑批文到公安部門辦理刻制公章手續(xù)，并將公章式樣報區(qū)或縣級市房地產(chǎn)行政部門及街道辦事處備案。
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