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某小區(qū)業(yè)主委員會(huì)工作制度案例

為進(jìn)一步規(guī)范本轄區(qū)住宅小區(qū)業(yè)委會(huì)日常工作，提升物業(yè)管理服務(wù)水平，九里亭街道按照《物業(yè)管理?xiàng)l例》、《上海市住宅物業(yè)管理規(guī)定》和小區(qū)《議事規(guī)則》、《管理規(guī)約》、《維修資金管理規(guī)約》等約定，結(jié)合本轄區(qū)實(shí)際情況制定九里亭街道業(yè)主委員會(huì)工作制度。各小區(qū)業(yè)主委員會(huì)應(yīng)當(dāng)自覺接受居民區(qū)黨（總）支部，居委會(huì)的日常工作指導(dǎo)，并按照九里亭街道業(yè)主委員會(huì)工作制度的要求開展相關(guān)工作。具體制度如下：

一

會(huì)議制度

召開定期或臨時(shí)會(huì)議時(shí)，業(yè)主委員會(huì)應(yīng)當(dāng)提前7天事先將會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)、議題和議程以書面形式通知街道房管所、居委會(huì)并邀請上述兩個(gè)部門派人參加。

（一）業(yè)主委員會(huì)會(huì)議

業(yè)主委員會(huì)主任負(fù)責(zé)召集和主持業(yè)主委員會(huì)會(huì)議，業(yè)主委員會(huì)主任因故不能履行職責(zé)時(shí)，由副主任履行。具體會(huì)議流程可按照小區(qū)《議事規(guī)則》相關(guān)約定操作。

（二）業(yè)主小組會(huì)議

討論業(yè)主大會(huì)擬討論的事項(xiàng)；推選本小組業(yè)主代表參加業(yè)主大會(huì)；決定本小組范圍內(nèi)住宅共用部位、共用設(shè)施設(shè)備的維修、更新、改造和養(yǎng)護(hù)事項(xiàng)；決定本小組范圍內(nèi)的其他事項(xiàng)。

（三）業(yè)主大會(huì)

1、定期會(huì)議。業(yè)主大會(huì)定期會(huì)議應(yīng)當(dāng)按照業(yè)主大會(huì)議事規(guī)則的規(guī)定召開。

2、臨時(shí)會(huì)議。有明確發(fā)起人；經(jīng)專有部分占建筑物總面積且占總?cè)藬?shù)20%以上業(yè)主書面提議，并隨附提議人房地產(chǎn)權(quán)證復(fù)印件（具體按照小區(qū)議事規(guī)則操作）；提議事項(xiàng)明確、事實(shí)理由清楚，屬于業(yè)主大會(huì)議事范圍。

召開業(yè)主大會(huì)會(huì)議，業(yè)主委員會(huì)應(yīng)當(dāng)于會(huì)議召開15日以前將會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)、議題和議程以書面形式通知全體業(yè)主、街道房管所、居委會(huì)并邀請上述兩個(gè)部門派人參加，并聽取上述兩部門的意見、建議。

（四）聯(lián)席會(huì)議

個(gè)別重大事項(xiàng)提交聯(lián)席會(huì)議討論由居民區(qū)黨（總）支牽頭，召集居委會(huì)、業(yè)主委員會(huì)、物業(yè)企業(yè)、部分業(yè)主代表、社區(qū)民警共同參與，共同決定的多方會(huì)議，會(huì)議議題主要圍繞解決小區(qū)重點(diǎn)、熱點(diǎn)、難點(diǎn)問題提出有效的解決方案。

二

信息公開制度

業(yè)主委員會(huì)根據(jù)小區(qū)實(shí)際情況，依照法律法規(guī)和政策等有關(guān)要求將公開內(nèi)容分為定期公開、及時(shí)公開及查詢公開。所有定期公開、及時(shí)公開的內(nèi)容要結(jié)合小區(qū)實(shí)際，利用小區(qū)樓道、宣傳欄、電子屏及小區(qū)顯著位置和網(wǎng)絡(luò)等載體進(jìn)行公開。

（一）定期公開

1、業(yè)主委員會(huì)成員的基本情況及辦公室聯(lián)系電話。

2、業(yè)主委員會(huì)任期內(nèi)月度、季度、年度工作計(jì)劃和工作完成情況。

3、專項(xiàng)維修資金及公共收益的收支情況，至少每半年在小區(qū)內(nèi)公示，接受廣大業(yè)主的監(jiān)督。

（二）及時(shí)公開

1、每一項(xiàng)工程的施工合同、標(biāo)書及審價(jià)報(bào)告等內(nèi)容。

2、按照《物業(yè)管理?xiàng)l例》的相關(guān)規(guī)定，及時(shí)公示有關(guān)小區(qū)內(nèi)物業(yè)管理的重大事項(xiàng)，業(yè)主大會(huì)及業(yè)主委員會(huì)的重要決議。

3、工程項(xiàng)目涉及的事前預(yù)算、事后審價(jià)內(nèi)容的公開。

4、業(yè)主集中反映的意見和建議，及時(shí)予以解決和答復(fù)內(nèi)容的公開。

（三）查詢公開

1、物業(yè)管理區(qū)域內(nèi)公共設(shè)施、設(shè)備數(shù)量和使用情況的公開。

2、設(shè)施設(shè)備的安裝使用和維護(hù)保養(yǎng)記錄的公開。

三

來訪接待制度

為保障業(yè)主的意見、建議、咨詢、投訴和監(jiān)督能夠及時(shí)得到回復(fù)或處理，業(yè)主委員會(huì)應(yīng)當(dāng)設(shè)立業(yè)主接待制度。

業(yè)主委員會(huì)接待業(yè)主，采取值班定時(shí)接待（周一至周五結(jié)合小區(qū)實(shí)際情況自行組織值班；周六、周日下午必須各值班半天）、業(yè)主聯(lián)系箱、電話接待、網(wǎng)上電子郵件或特別約見等方式。必要時(shí)，可以就反映集中的問題專門召開業(yè)主座談會(huì)。業(yè)主可以根據(jù)自身情況采用上述合適的接待方式向業(yè)主委員會(huì)提出意見、建議、咨詢、投訴和監(jiān)督。

業(yè)主委員會(huì)回復(fù)或處理業(yè)主意見、建議、咨詢、投訴或監(jiān)督，應(yīng)當(dāng)以《物業(yè)管理?xiàng)l例》、《上海市住宅物業(yè)管理規(guī)定》和小區(qū)的《議事規(guī)則》《管理規(guī)約》《維修資金管理規(guī)約》為依據(jù)。

業(yè)主委員會(huì)對業(yè)主反映的意見、建議、咨詢、投訴或監(jiān)督，應(yīng)及時(shí)予以答復(fù)和解決。

業(yè)主委員會(huì)專門設(shè)置業(yè)主意見登記簿，由接待人員進(jìn)行書面記錄和登記。除可以當(dāng)場回復(fù)的以外，應(yīng)在有相應(yīng)處理方案時(shí)予以答復(fù)。

注：值班期間業(yè)委會(huì)辦公室無人接聽電話，可撥打服務(wù)站電話，由服務(wù)站人員做好接待記錄并轉(zhuǎn)業(yè)委會(huì)處理。

四

工程審價(jià)制度

（一）工程審價(jià)的范圍

使用專項(xiàng)維修資金的工程項(xiàng)目中，下列范圍必須實(shí)行工程審價(jià)制度：

1、業(yè)主大會(huì)成立之前，實(shí)施的所有工程項(xiàng)目；

2、通過緊急維修流程實(shí)施的全部工程；

3、金額超過5萬元的（含5萬元）的全部工程；

4、業(yè)主大會(huì)或者業(yè)主小組認(rèn)為應(yīng)當(dāng)審價(jià)的工程；

5、《管理規(guī)約》、《專項(xiàng)維修資金管理規(guī)約》中約定需要審價(jià)的工程；

6、業(yè)主集中反映到居委會(huì)對某項(xiàng)工程存在異議的，由居委會(huì)打申請報(bào)告至房管所對該項(xiàng)工程進(jìn)行審價(jià)；

7、按照相關(guān)規(guī)定和有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)當(dāng)審價(jià)的。

（二）工程審價(jià)的程序

1、業(yè)主大會(huì)成立后，業(yè)主大會(huì)應(yīng)當(dāng)與審價(jià)單位簽訂委托審價(jià)合同。

2、業(yè)主大會(huì)應(yīng)向?qū)弮r(jià)單位提供工程實(shí)施方案、工程預(yù)算書、業(yè)主表決情況等，由審價(jià)單位出具《預(yù)算咨詢建議書》。物業(yè)服務(wù)企業(yè)與施工單位依據(jù)《預(yù)算咨詢建議書》，簽訂施工承包合同。

工程完工后，業(yè)主、物業(yè)服務(wù)企業(yè)或?qū)嵤﹩挝粦?yīng)向?qū)弮r(jià)單位提供施工承包合同、工程決算書、工程簽證單等，由審價(jià)單位出具工程決算審價(jià)報(bào)告作為最終結(jié)算依據(jù)。

（三）工程審價(jià)的種類

1、常規(guī)審價(jià)。對工程項(xiàng)目進(jìn)行審價(jià)。

2、年度審價(jià)。由街道房管所聘請有資質(zhì)的第三方中介機(jī)構(gòu)對小區(qū)業(yè)主委員會(huì)所做工程隨機(jī)進(jìn)行抽查審價(jià)。

3、特殊審價(jià)。小區(qū)業(yè)主集中反映對小區(qū)某項(xiàng)工程或?qū)I(yè)主委員會(huì)使用維修資金存有爭議的，可以提交街道房管所，由房管所聘請第三方中介機(jī)構(gòu)進(jìn)行審價(jià)。

五

財(cái)務(wù)審計(jì)制度

1、業(yè)主委員會(huì)任期屆滿前，業(yè)主委員會(huì)應(yīng)在換屆改選小組的指導(dǎo)下委托審計(jì)單位對該任業(yè)主委員會(huì)任期內(nèi)的專項(xiàng)維修資金、公共收益的使用情況以及業(yè)主委員會(huì)工作經(jīng)費(fèi)進(jìn)行財(cái)務(wù)審計(jì)。

2、主任、副主任提前離職的個(gè)人離任審計(jì)。

3、為了便于新老物業(yè)公司的交接和對維修資金、公共收益使用情況的監(jiān)督，業(yè)主委員會(huì)可以委托社會(huì)代理記賬公司或會(huì)計(jì)事務(wù)所對小區(qū)的公共收益及維修資金使用進(jìn)行代理記賬。

六

工程維修改造制度

按照小區(qū)《議事規(guī)則》約定，工程維修、更新和改造項(xiàng)目應(yīng)由業(yè)主委員會(huì)提出,是否公開招投標(biāo)、協(xié)議邀標(biāo)或是由物業(yè)指定施工單位。具體內(nèi)容如下：

（一）發(fā)生下列緊急情況時(shí)，物業(yè)服務(wù)企業(yè)應(yīng)當(dāng)立即采取應(yīng)急防范措施，并制定維修、更新方案，同時(shí)向業(yè)主委員會(huì)和街道房管所報(bào)告：

1、電梯運(yùn)行系統(tǒng)中涉及的設(shè)施設(shè)備存在安全隱患，電梯專業(yè)檢測機(jī)構(gòu)出具整改通知書的；或電梯故障影響正常使用的；

2、給水排水系統(tǒng)中涉及的設(shè)施設(shè)備存在安全隱患，房屋行政主管部門出具整改通知書的；或給水排水系統(tǒng)發(fā)生故障影響正常使用的；造成大面積停水，房屋行政主管部門出具整改通知書的；

3、消防系統(tǒng)中涉及的設(shè)施設(shè)備存在安全隱患、發(fā)生故障或設(shè)施損壞的，消防部門出具整改通知書的；

4、屋頂、屋面、外墻面發(fā)生滲漏、地下室發(fā)生積水，嚴(yán)重影響業(yè)主房屋正常使用和安全的，房屋外墻存在脫落、剝落等隱患，嚴(yán)重影響房屋使用和安全，經(jīng)有資質(zhì)的鑒定機(jī)構(gòu)出具證明的。

（二）一般維修的程序

屬于公共部分維修項(xiàng)目的，由業(yè)主委員會(huì)按照規(guī)定對物業(yè)服務(wù)企業(yè)提出的維修實(shí)施方案組織業(yè)主征詢意見，并將表決結(jié)果在物業(yè)管理區(qū)域內(nèi)公告。經(jīng)全體或部分公用部分業(yè)主依法討論通過的維修實(shí)施方案，由物業(yè)服務(wù)企業(yè)報(bào)維修資金專戶銀行指定的審價(jià)機(jī)構(gòu)進(jìn)行工程預(yù)算咨詢后，依據(jù)咨詢意見組織實(shí)施維修。

工程維修實(shí)施方案應(yīng)包括項(xiàng)目名稱、具體部位設(shè)施設(shè)備、工程預(yù)算資金金額、費(fèi)用分?jǐn)偡秶?、施工單位選擇方式、施工管理方式、工程驗(yàn)收方式、資金決算方式、計(jì)劃實(shí)施時(shí)間等內(nèi)容。

七

維修資金使用制度

根據(jù)《上海市維修資金管理?xiàng)l例》維修資金由專有部位、公共收益、業(yè)主委員會(huì)辦公經(jīng)費(fèi)三部分組成的維修資金賬戶。

（一）維修資金使用方案的制定和實(shí)施

制訂方案、完善方案、決定方案、落實(shí)施工單位、組織項(xiàng)目施工、審核施工費(fèi)用。

（二）維修資金的使用流程

1、業(yè)主大會(huì)未成立前

（1）建設(shè)單位未按照規(guī)定提出成立業(yè)主大會(huì)出具書面報(bào)告的，由建設(shè)單位承擔(dān)物業(yè)維修責(zé)任。

（2）建設(shè)單位已經(jīng)按照規(guī)定提出成立業(yè)主大會(huì)的書面報(bào)告但業(yè)主大會(huì)尚未成立期間，物業(yè)服務(wù)企業(yè)提出維修實(shí)施方案，居委會(huì)組織征詢業(yè)主意見，經(jīng)全體共用部分業(yè)主依法討論通過后，由物業(yè)實(shí)施。僅涉及部分共用部分的，可以提交涉及共用部分的業(yè)主依法討論通過，維修費(fèi)用審價(jià)后列支。

（3）發(fā)生《上海市住宅物業(yè)管理規(guī)定》第六十六條第一款規(guī)定的緊急情況時(shí)，由物業(yè)報(bào)區(qū)房管部門審核同意，審價(jià)后列支。

2、業(yè)主大會(huì)成立后

（4）改變房屋外貌、破壞房屋承重結(jié)構(gòu)的，相關(guān)部位的修繕，住宅共用部位、共用設(shè)施和物業(yè)管理區(qū)域公共設(shè)施屬于人為破壞的，其維修、更新費(fèi)用應(yīng)當(dāng)由責(zé)任人承擔(dān)，不允許使用維修資金。

八

公共收益使用制度

（一）公共收益的分類

1、全體公共部位的公共收益。

2、部分公共部位的公共收益。

（二）公共部位收益來源

1、公共道路或者其他場地停放車輛的所得收益。

2、電梯轎廂、單元門廳、走廊通道、外墻和公共場地的廣告收益。

3、屬于全體業(yè)主的文體設(shè)施經(jīng)營的收益。

（三）公共收益的分配

公共收益的分配根據(jù)小區(qū)《管理規(guī)約》的約定進(jìn)行分配。

按照相關(guān)法律法規(guī)規(guī)定，公共收益每季度應(yīng)轉(zhuǎn)入維修資金子賬戶內(nèi)的公共收益賬戶。其中50%的收益補(bǔ)充相應(yīng)的專項(xiàng)維修資金；業(yè)主委員會(huì)工作經(jīng)費(fèi)按照小區(qū)《議事規(guī)則》執(zhí)行；剩余部分暫存公共收益賬戶，用于日常設(shè)施設(shè)備維護(hù)、更新和保養(yǎng)。（年終未用完的公共收益應(yīng)全部轉(zhuǎn)入專項(xiàng)維修資金賬戶內(nèi)。）

九

檔案管理制度

檔案管理的目的在于確保將本屆業(yè)主委員會(huì)工作檔案完整地移交給下一屆業(yè)主委員會(huì)，有利于提高小區(qū)的物業(yè)管理水平，切實(shí)維護(hù)業(yè)主利益。

（一）歸檔范圍

1、業(yè)主大會(huì)、業(yè)主委員會(huì)的會(huì)議記錄及各項(xiàng)決定；

2、小區(qū)三個(gè)規(guī)約即《議事規(guī)則》、《管理規(guī)約》、《維修資金管理規(guī)約》和物業(yè)服務(wù)合同；

3、業(yè)主委員會(huì)選舉及備案資料；

4、專項(xiàng)維修資金和公共收益的使用賬目，包括所有施工項(xiàng)目的審核材料；

5、小區(qū)設(shè)施設(shè)備的分布圖和維護(hù)使用情況；

6、上級單位及業(yè)主委員會(huì)的收發(fā)文件。

（二）檔案保管

1、業(yè)主委員會(huì)工作檔案，由專人負(fù)責(zé)保管，按照檔案產(chǎn)生的日期、屬性等分門別類，制定成冊；

2、建立各類檔案的目錄、登記，以便查閱。

（三）借閱規(guī)定

業(yè)主委員會(huì)工作檔案不得提供非業(yè)主人員查閱，業(yè)主委員會(huì)成員因工作需要查閱檔案的，需辦理登記查閱手續(xù)。

十

監(jiān)督制度

為健全和完善業(yè)委會(huì)制約機(jī)制，注重防范，規(guī)范操作，防止違法違規(guī)行為的發(fā)生，特制訂如下監(jiān)督制度：

1、居委會(huì)申請的事項(xiàng)，由街道房管所進(jìn)行必查；

2、業(yè)主委員會(huì)主任、副主任離任必審，具體內(nèi)容參照財(cái)務(wù)審計(jì)制度；

3、小區(qū)業(yè)主集中反復(fù)投訴的問題、業(yè)主委員會(huì)違反財(cái)務(wù)制度、違反工程審價(jià)制度、拆分工程、未按規(guī)定召開業(yè)主大會(huì)、新聞媒體曝光、來電來訪來信等熱點(diǎn)投訴問題，由街道房管所進(jìn)行必查。

違反上述三項(xiàng)的一旦查實(shí)，將對相關(guān)責(zé)任人移交相關(guān)部門處理，同時(shí)告知全體